TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ NỘI DUNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp, để tạo ra sự kiện đáng nhớ và thành công đòi hỏi sự chú trọng đến từng chi tiết. Các công ty có thể tự tổ chức hoặc lựa chọn một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp giúp bạn nhanh gọn hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tư vấn xin gọi Hotline: 0933 543 366

Tìm hiểu thế nào là tổ chức sự kiện

Khái niệm tổ chức sự kiện còn tương đối mới mẻ, nhiều người còn biết đến với tên gọi là “quản lý sự kiện”. Vậy tổ chức sự kiện là gì và lý do tại sao cần tổ chức một sự kiện? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngay sau đây.

Tổ chức sự kiện là gì?

Đây là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra bao gồm từ khâu hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc nhằm mục đích truyền thông điệp nhất định tới công chúng. Các hoạt động cần tiến hành tổ chức sự kiện gồm nhiều lĩnh vực, thông qua nhiều hình thức như hội nghị, triển lãm, họp báo,...

Tổ chức sự kiện trường học

Tại sao phải tổ chức sự kiện

Hoạt động tổ chức một sự kiện nhất định có tầm quan trọng nhất định. Dưới đây là một số lý do giúp chúng ta hiểu được tại sao cần phải tiến hành tổ chức một sự kiện:

• Tổ chức một sự kiện thành công giúp xây dựng và quảng bá thương hiệu tốt hơn. Bằng cách tổ chức sự những sự kiện độc đáo, hấp dẫn, chúng ta có thể tạo nên sự thu hút, chú ý của đông đảo người quan tâm. Từ đó thúc đẩy sự tò mò và đẩy mạnh nhận thức của mọi người về thương hiệu của mình.

Tại sao phải tổ chức sự kiện

• Tổ chức một sự kiện tốt làm tăng tính tương tác và sự giao tiếp trực tiếp giữa khách hàng, đối tác và nhiều đối tượng khác mà người tổ chức muốn hướng đến. Thông qua sự kiện, chúng ta có thể tạo ra được môi trường giao tiếp tốt hơn, có những mối quan hệ tốt đẹp hơn.

• Tổ chức sự kiện làm tăng tính kết nối và hợp tác. Với những người có cùng sở thích, cùng mục tiêu hay hoạt động trong cùng lĩnh vực có thể nhân cơ hội này để tìm kiếm cơ hội hợp tác phù hợp, mở rộng mối quan hệ.

• Tổ chức thành công một sự kiện nhất định giúp phát triển kỹ năng và kiến thức nhiều hơn. Bằng việc tham gia tổ chức chương trình, chúng ta có thể phát triển và nâng cao kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức và kỹ năng giao tiếp.

Một số loại hình sự kiện tiêu biểu

Bất cứ lĩnh vực nào cũng cần đến tổ chức sự kiện, từ thể thao, giải trí đến kinh doanh, thương mại hay các hoạt động xã hội. Chúng ta cùng natech tìm hiểu một số loại hình sự kiện tiêu biểu:

• Hội thảo, hội nghị: Bao gồm các hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu…

Tổ chức hội thảo, hội nghị

• Tổ chức hoạt động triển lãm, hội chợ thương mại

• Những sự kiện giải trí, lễ hội

• Hoạt động khai trương

• Những sự kiện gây quỹ từ thiện

• Sự kiện họp báo, thông cáo báo chí

• Những sự kiện khác

Tổ chức sự kiện sinh nhật 10 năm chapter amazing

Mục đích của việc tổ chức một sự kiện

Với mỗi một sự kiện được tiến hành tổ chức, ẩn sau nó là những mục đích nhất định mà nhà đầu tư cũng như đơn vị tổ chức mong muốn đạt được. Có ba mục đích chính mà các đơn vị hướng đến đó là:

• Mục đích hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, từ đó gây dựng thương hiệu cho nhà đầu tư.

• Mục đích cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của mọi người với thương hiệu, nhãn hiệu của đơn vị đầu tư.

• Chạm đến khách hàng mục tiêu, thu hút nhiều khách hàng hơn đến với nhà đầu tư.

Sự kiện khai trương cơ sở mới

Quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo thành công

Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ yêu cầu người tổ chức một sự sáng tạo, tài năng mà còn cần có một quy trình tổ chức rõ ràng, rành mạch, có kế hoạch. Đặc biệt, nếu có một quy trình tổ chức hoàn chỉnh làm bộ khung thì bất cứ một sự kiện nào cũng có thể tổ chức thành công.

Chúng ta cùng tìm hiểu về một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn, đảm bảo thành công thông qua các giai đoạn như sau:

Giai đoạn chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện

Mặc dù đây là giai đoạn đầu tiên nhưng lại rất quan trọng để giúp một sự kiện được tổ chức thành công. Trong giai đoạn này, chúng ta cần quan tâm đến một số bước cơ bản đó là xác định được mục đích của sự kiện, lên ý tưởng tổ chức và phân chia nhân sự để triển khai sự kiện đó.

Xác định mục đích của sự kiện

Như đã nói ở trên, bất cứ sự kiện nào cũng có những mục đích nhất định, vì thế trong giai đoạn chuẩn bị, cần thiết phải xác định rõ ràng mục đích sự kiện là gì. Sau đó dựa vào điều này để xác định những nội dung như:

• Loại hình của sự kiện là lễ tri ân, sự kiện giải trí hay lễ khai trương…

• Quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ?

• Xác định đối tượng khách mời và số lượng khách mời cho sự kiện đó.

• Xác định thông điệp nhà đầu tư muốn gửi tới khách hàng.

• Xác định chủ đề của sự kiện mà nhà đầu tư yêu cầu.

• Dự kiến ngân sách cho sự kiện.

• Dự kiến những địa điểm tổ chức sự kiện.

Lên ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện

Xây dựng ý tưởng chính là việc làm tạo nên linh hồn, quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện đó. Để lên được một ý tưởng độc đáo, mới lạ cần có sự thấu hiểu về sản phẩm, dịch vụ cũng như mục đích của sự kiện đó. Vì thế người tổ chức cần có sức sáng tạo mạnh mẽ, hạn chế tối đa sự trùng lặp với những đơn vị khác.

Dưới đây là một số gợi ý về ý tưởng tổ chức sự kiện:

• Ý tưởng tổ chức sự kiện Pool party

• Tổ chức những sự kiện chuyên nghiệp tại bãi biển

• Tổ chức tiệc ánh sáng

• Tổ chức tiệc nhạc nước

• Tổ chức sự kiện teambuilding kết hợp với gala dinner

Lên kịch bản cho chương trình

Có một kịch bản cho chương trình chi tiết sẽ giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ, ít gặp sự cố. Một kịch bản lôi cuốn, hấp dẫn người tham dự ngay từ những phút đầu tiên của sự kiện sẽ giúp chương trình thành công hơn. Hơn thế nữa, các tình huống phát sinh cũng cần dự trù trước trong quá trình này để dễ dàng xử lý.

Bố trí, sắp xếp nhận sự cho sự kiện

Sau khi đã lên được ý tưởng để tổ chức một sự kiện, việc tiếp theo cần làm đó là phân chia, sắp xếp nhân sự. Những sự chính cho sự kiện sẽ được phân chia theo mảng như:

• Nhân sự thiết kế: Đồ họa, thiệp mời, sân khấu,...

• Kế toán: Quản lý vấn đề hợp đồng, thu chi.

• Bộ phận quản lý, giám sát.

Giai đoạn diễn ra sự kiện

Giai đoạn trong thời gian diễn ra sự kiện, mỗi bộ phận là một mắt xích quan trọng để một sự kiện thành công. Những bước chính trong giai đoạn này bao gồm:

• Chuẩn bị, dàn dựng chương trình. Những công việc cần trong quá trình này bao gồm dàn dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thuê ca sĩ, MC và những nội dung khác liên quan đến giấy phép tổ chức sự kiện.

Giai đoạn tiến hành tổ chức tiệc mừng sinh nhật

• Giai đoạn tổ chức: Giai đoạn này chúng ta cần tổ chức đón tiếp khách mời, check in theo đúng yêu cầu mà ban tổ chức đưa ra. Bên cạnh đó cần chú ý vấn đề phục vụ ăn uống, tổ chức trò chơi, gameshow và chụp ảnh, quay video trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.

Giai đoạn sau quá trình tổ chức

Sau khi chương trình kết thúc, đội ngũ nhân sự của đơn vị tổ chức sẽ tiến hành thực hiện những bước cuối cùng để đảm bảo hoàn tất sự kiện một cách trọn vẹn. Đội ngũ nhân sự được phân công từ trước sẽ xử lý thiết bị, thu gom dụng cụ và dọn dẹp khu vực sự kiện vừa diễn ra.

Một bước rất quan trọng trong giai đoạn này đó là tổng kết, báo cáo mức độ hoàn thành công việc và đo lường kết quả của sự kiện. Nếu một sự kiện diễn ra không có quá trình tổng kết thì chúng ta không biết được sự kiện đó thành công đến đâu. Đây cũng là quá trình rút kinh nghiệm để có những lần tổ chức chuyên nghiệp hơn.

Vì sao các doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ngày nay, có khá nhiều đơn vị muốn tự mình triển khai sự kiện để tiết kiệm chi phí cũng như lo lắng đơn vị thuê ngoài không hiểu hết về đơn vị mình. Tuy nhiên điều này chưa hẳn đã là lựa chọn đúng đắn. Cùng natech khám phá những lý do các doanh nghiệp nên lựa chọn công ty tổ chức chuyên nghiệp.

Công ty tổ chức sự kiện có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực này

Những doanh nghiệp đã tổ chức nhiều sự kiện chuyên nghiệp sẽ có kiến thức chuyên môn cũng như nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Vì thế, họ hiểu rõ được quy trình, chiến lược cũng như các kỹ thuật để một chương trình diễn ra hiệu quả nhất. Việc thuê các đơn vị này đảm bảo sự kiện diễn ra một cách hiệu quả.

Các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nỗ lực

Việc tổ chức một sự kiện sao cho trọn vẹn tốn khá nhiều thời gian, công sức. Thay vì các đơn vị tự tổ chức, chúng ta có thể chuyển giao vấn đề này cho đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để tập trung cho những việc khác của doanh nghiệp mình.

Thuê đơn vị tổ chức sự kiện giúp tiết kiệm nguồn lực

Tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

Các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ có những thiết bị chuyên dụng, phù hợp. Không những thế, chi phí thuê MC, dẫn chương trình thông thường sẽ có chi phí thấp hơn so với việc các doanh nghiệp tự thuê. Vì vậy, thuê đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm được những chi phí không cần thiết.

Hạn chế rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Những đơn vị chuyên tổ chức các chương trình chuyên nghiệp có kỹ năng và khả năng linh hoạt để xử lý tình huống và rủi ro phát sinh. Điều này đảm bảo cho sự kiện của bạn được diễn ra một cách trôi chảy.

Thuê đơn vị tổ chức sự kiện đảm bảo tính sáng tạo và độc đáo

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có những sáng tạo giúp đưa ra cho bạn những ý tưởng mới mẻ, kịch bản độc đáo. Sự sáng tạo sẽ giúp cho chương trình của bạn nổi bật và thu hút sự quan tâm của khách mời. Đây chính là một trong những lý do chúng ta nên chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để một sự kiện được tổ chức thành công, cần chuẩn bị nhiều nội dung. Hơn thế nữa, chúng ta không thể để những vấn đề nhỏ làm ảnh hưởng đến quá trình sự kiện diễn ra. Vì thế, dù bạn thuê đơn vị tổ chức hay tự mình setup một buổi sự kiện cũng cần có những chú ý nhất định.

Nhân sự tham gia tổ chức sự kiện

Con người là yếu tố cốt lõi quyết định đến sự thành bại của cả quá trình tổ chức sự kiện. Nếu nhân sự tốt thì chương trình sẽ diễn ra suôn sẻ. Nhân sự tham gia tổ chức chương trình bao gồm nội bộ nhân viên, cộng tác viên và outsource như MC, ca sĩ, người nổi tiếng…

Sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận tham gia sự kiện giúp quá trình chuẩn bị chương trình nhanh chóng, tốn ít thời gian. Trong quá trình sự kiện diễn ra, các thành viên từng bộ phận kết hợp sẽ khiến chương trình trôi chảy, trơn tru.

Địa điểm tổ chức sự kiện - Yếu tố quan trọng cần lưu ý

Khi chuẩn bị cho sự kiện, vấn đề không thể bỏ qua đó là chuẩn bị địa điểm tổ chức. Các bạn nên chọn những địa điểm gần trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển, đi lại. Cơ sở vật chất và vấn đề an ninh cũng cần quan tâm. Đặc biệt, với một sự kiện lớn, có đông khách mời, chúng ta cần sắp xếp chỗ để xe đủ lớn.

Địa điểm tổ chức sự kiện rất quan trọng

Thời gian setup sự kiện

Mỗi sự kiện trước khi diễn ra cần có thời gian sắp xếp, bố trí, chuẩn bị. Nếu thời gian chuẩn bị quá ngắn sẽ không đủ thời gian setup cho sự kiện. Chúng ta sẽ cần huy động nhiều nguồn lực hơn cho việc chuẩn bị này. Đây cũng là yếu tố bước đầu để những việc tiếp theo diễn ra trôi chảy.

Lưu ý về vấn đề âm thanh ánh sáng

Hệ thống âm thanh ánh sáng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sự kiện diễn ra. Nhiều trường hợp các sự kiện gặp sự cố như điện chập chờn, âm thanh không ổn định sẽ tạo nên những ấn tượng không tốt cho người tham gia. Vì thế chúng ta cần lưu tâm vấn đề ánh sáng, âm thanh sao cho chỉn chu nhất.

Lưu ý về yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện có thể diễn ra trong hội trường hoặc ngoài trời tùy theo mục đích của sự kiện đó. Khi dự kiến tổ chức chương trình, chúng ta cần lưu ý đến điều kiện thời tiết. Nếu mùa lạnh hoặc có khả năng mưa vào thời điểm diễn ra sự kiện, nên sắp xếp thuê địa điểm trong nhà sẽ hợp lý hơn tổ chức ngoài trời.

Quản lý rủi ro là lưu ý không thể bỏ qua

Bất cứ sự kiện nào cũng có thể gặp những rủi ro nhất định. Vì thế chúng ta cần dành thời gian dự đoán trước những yếu tố này. Từ đó có những phương án dự phòng để khắc phục sự cố nếu gặp phải.

Natechevent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Natech Event là một đơn vị cung cấp giải pháp tổng thể và trọn gói các dịch vụ về truyền thông và tổ chức sự kiện. Dưới đây là những lý do tại sao nên lựa chọn Natech Event làm đơn vị đứng ra tổ chức chương trình giúp bạn:

• Natech đã cùng đồng hành và tổ chức thực hiện sự kiện cho nhiều thương hiệu nổi tiếng, các nhân vật có sức ảnh hưởng lớn trên thị trường để tạo ra những dấu ấn và trải nghiệm xuất sắc cho doanh nghiệp, khách hàng.
• Với mạng lưới rộng và quan hệ với nhiều đối tác, Natech Event sẽ giúp bạn chọn địa điểm phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của sự kiện. Từ những khách sạn sang trọng đến những không gian sáng tạo, chúng tôi sẽ tìm ra địa điểm lý tưởng cho bạn.
• Natech Event luôn đề cao tính sáng tạo vì thế sẽ giúp các bạn có những sự kiện chuyên nghiệp, hấp dẫn, hạn chế được những rủi ro về trùng lặp nội dung.
• Quy trình tổ chức sự kiện được Natech Event thiết kế đầy đủ, rõ ràng. Đến với natech Event các bạn hoàn toàn yên tâm về vấn đề này.
• Natech Event hiểu rằng, quản lý chi phí và nguồn lực là một phần quan trọng và được các đơn vị quan tâm. Chúng tôi sẽ làm việc với các bạn trước khi bắt đầu để xác định ngân sách và tối ưu hóa nguồn lực có sẵn để đảm bảo các khoản chi phí được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
• Đội ngũ nhân sự trẻ, năng động, luôn tận tâm với công việc, sẽ giúp các đơn vị có được những trải nghiệm tốt nhất về sự kiện được tổ chức. Bộ phận chăm sóc khách hàng được đào tạo bài bản, có chuyên môn đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra suôn sẻ.

Đội ngũ nhân sự của Natech Event

Natech Event cam kết luôn là đối tác chất lượng, chăm chút từng chi tiết nhỏ của dự án, đặt tính ứng dụng và hiệu quả của các chiến dịch truyền thông tối ưu lên hàng đầu, đảm bảo hoàn thành dự án theo đúng ý tưởng thiết kế, chất lượng và tiến độ đã cam kết.

Tổng hợp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Natechevent

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng được sử dụng rộng rãi. Nhiều đơn vị ưu tiên lựa chọn thuê dịch vụ truyền thông và tổ chức trọn gói. Hiểu được điều này, công ty tổ chức sự kiện Natech Event ra đời mang đến cho khách hàng giải pháp dịch vụ tổ chức event hiện đại, tiết kiệm tối đa nguồn lực.

Natech Event tự tin mang đến cho các bạn dịch vụ tổ chức event hoàn hảo nhất. Với đội ngũ nhân viên trẻ, tài năng, Natech đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Cùng tìm hiểu những dịch vụ mà Natech Event cung cấp.

Natech chuyên tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu đến với khách hàng tiềm năng về dòng sản phẩm mới. Sự kiện này còn giới thiệu cho các nhà phân phối những trải nghiệm nhằm mang lại hiệu quả nhất định. Natech sẽ giúp bạn lên kế hoạch và setup mọi thứ.

Những hạng mục Natech Event sẽ giúp bạn thực hiện trong lễ ra mắt này:

• Những hạng mục thiết bị cần thiết cho buổi lễ ra mắt sản phẩm.
• Khu vực backdrop và photo booth để check in.
• Sân khấu được trang bị hệ thống ánh sáng, âm thanh, cho thuê máy bắn pháo, màn hình led.
• Bàn ghế trên sân khấu cho ban lãnh đạo giao lưu
• Bàn ghế cho khách mời dùng tiệc.
• Cung cấp nhân sự và những tiết mục dành cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới 
• Đội ngũ PG trẻ trung, chuyên nghiệp.
• MC chuyên nghiệp.
• Các nhóm múa, ban nhạc và ca sĩ biểu diễn.

Tổ chức khai trương trọn gói

Tổ chức khai trương thành công là bước đầu gây dựng uy tín, mang lại sự thu hút, chú ý đồng thời tạo được thiện cảm với khách hàng. Natech Event cung cấp tất cả các thiết bị và dịch vụ cần thiết để buổi khai trương diễn ra thuận lợi. Những hạng mục cơ bản cho dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại công ty chúng tôi:

• Thiết bị khai trương: Bao gồm sân khấu, backdrop, thảm đỏ trải nền, bàn ghế theo mẫu, pháo điện khai trương, bộ cắt băng, ô dù che nắng, bục phát biểu, màn hình led, máy chiếu,...
• Nhân sự khai trương: Bao gồm MC nam/nữ, múa lân sư rồng, múa trống, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa, ban nhạc, xiếc, nhiếp ảnh, quay phim,...
• Thiết kế tiệc và trang trí cho buổi khai trương: Thiết kế banner, backdrop, thiết kế băng rôn, thiệp mời, lẵng hoa để bàn, bóng bay trang trí, tiệc trà, cổng bóng hoặc cổng hơi…

Sự kiện khai trương cửa hàng

Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp trọn gói

Thông qua những buổi hội thảo, hội nghị doanh nghiệp có thể nắm bắt được những nhu cầu, mong muốn về sản phẩm, dịch vụ. Vì thế đây là một việc làm cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Natech chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo với những quy trình cụ thể, rõ ràng.

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp tại Natech Event:

• Bước 1: Xác định và thống nhất chủ đề hội thảo, hội nghị với doanh nghiệp.
• Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị.
• Bước 3: Tiến hành chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo.
• Bước 4: Tổ chức hội nghị, hội thảo
• Bước 5: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
• Bước 6: Xử lý thông tin và đánh giá hiệu quả sau khi hội thảo, hội nghị kết thúc.

Tổ chức tiệc bao gồm: Tiệc tất niên, khai xuân, sự kiện tri ân khách hàng

Tổ chức tiệc là hoạt động diễn ra thường niên, theo định kỳ. Đây cũng là những hoạt động được doanh nghiệp chú trọng. Mục đích của những buổi tiệc này nhằm tổng kết, chúc mừng những thành quả mà doanh nghiệp đạt được. Bên cạnh đó, tổ chức tiệc cũng là thời điểm để ghi nhận công sức của anh chị em.

Tổ chức teambuilding

Tổ chức teambuilding đang là xu thế mới, ngày càng phổ biến ở các trường học, công ty và môi trường tập thể. Nhằm đáp ứng nhu cầu của đông đảo các đơn vị, Natech cung cấp dịch vụ tổ chức teambuilding với đầy đủ thiết bị, trò chơi. Nhiều mini game độc đáo, hấp dẫn được chúng tôi triển khai hợp lý.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN NATECH

Trụ sở: 146 Trần Bình, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội (Xem trên Google Maps)

Website: www.natechgroup.vn | www.natechevent.vn 

Facebook: facebook.com/sukien.natech

Youtube: www.youtube.com/@natechmedia

Hotline: 0933 543 366 – Ms. Dung

Email: info.natech8485@gmail.com

Tổng hợp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Natechevent